Privacyverklaring (10-2018)
De regels rond privacy zijn aangescherpt. Dit heeft ook gevolgen voor onze gemeente. Er is een uitgebreid document opgesteld waarin staat welke persoonsgegevens wij, waarom van onze leden verzamelen en bewaren. En minstens zo belangrijk hoe wij er voorzorgen dat niemand erbij kan die ze voor het werk van onze kerk niet nodig heeft. Daarnaast is voor bepaald manieren van gebruik van uw gegevens en voor het gebruiken van foto’s waarop u duidelijk herkenbaar staat uw toestemming nodig. Met de uitnodiging voor de gemeenteavond van 25 september heeft u een verklaring ontvangen waarmee u die toestemming kunt geven. Ik de kerk liggen extra exemplaren.
Samenvatting privacyverklaring
· Bij de verkiezing van ambtsdragers worden alleen naam en voornamen c.q. voorletters van de kandidaten vermeld.
· De gemeente heeft nieuwsbrieven (zondagsbrief, kerkblad, uitnodigingen), deze worden wekelijks verstuurd, bezorgers hebben hiervoor een adreslijst en voor digitale verzending e-mailadressen.
· In de zondagsbrief en het kerkblad worden gegevens (naam, voornamen c.q. voorletters en adres) van zieken, jarigen en mensen die een huwelijksjubileum vieren vermeld wanneer zij hiervoor toestemming hebben verleend.
· We geven geen gemeentegids (overzicht van leden met hun adressen) uit en er is geen cameratoezicht.
· Tijdens de kerkdienst, publiek te volgen via internet of kerkradio, worden naam en voornamen en gegevens rondom ziekte en gezondheid van gemeenteleden genoemd.
· Van de kerkdienst, andere diensten en andere gemeentebijeenkomsten worden geluidopnames gemaakt, bezoekers kunnen hierop te horen zijn even als vermeldingen van namen en gegevens rondom ziekte en gezondheid. De opnames zijn maximaal één maand te beluisteren. Gast voorgangers worden hierover geďnformeerd.
· Op de website staan op een openbare pagina foto’s van functionarissen van de kerk met e-mailadres, naam, adres, kerkelijk ambt en telefoonnummer voor zover dit voor het functioneren van de gemeente wenselijk is.
· Op de website en in het kerkblad worden foto’s verwerkt waarop bezoekers van onze activiteiten staan afgebeeld. Van personen die duidelijk herkenbaar in beeld zijn is toestemming verkregen.
· Gemeenteleden worden vier maal per jaar benaderd voor een financiële bijdrage of toezegging hiervoor worden naam en voornamen c.q. voorletters en het huisadres gebruikt.
· Alle vrijwilligers/ambtsdragers/ functionarissen krijgen het privacyverklaring tenminste bij intreding in de positie/functie/ het ambt
· De gemeenteleden worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid via nieuwsbrieven, gemeenteavonden en website en kunnen het volledige beleid vinden op de website, opvragen bij de scriba of inzien in het kerkgebouw.
· Bezoekers van de gemeente worden op de hoogte gehouden via een mededeling in het kerkgebouw en bij het voorbedenboek en via de website, het volledige verklaring ligt in het kerkgebouw ter inzage.
· Binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in een afgezonderde ruimte.
· Binnen de gemeente is de afspraak dat persoonsgegevens die digitaal zijn opgeslagen en niet zijn beveiligd via de LRP sleutel zijn beveiligd met een wachtwoord dat jaarlijks wordt gewijzigd.
· De gemeente beveiligt gegevens door een LRP-sleutel, een wachtwoord of een slot op de ruimte of kast waarin ze zijn opgeborgen.
· Ambtsdragers vernietigen na hun ambtsperiode eventuele buiten LRP opgeslagen vertrouwelijke aantekeningen en hun verklaring dat zij dit gedaan hebben wordt in de notulen van de laatste kerkenraadsvergadering die zij bijwonen vastgelegd. In het LRP opgeslagen gegevens worden automatisch vernietigd zodra de beheerder hun toegang tot het LRP verwijderd.
· Ambtsdragers die buiten LRP aantekeningen van vertrouwelijke gegevens bewaren, bewaren deze gegevens op een alleen voor hen toegankelijke afgesloten plaats.
Namens de kerkenraad, Erik van der Spek
Digitale zondagsbrief en kerkblad
(01-2018)
Vanwege de
privacy-bescherming worden op de website geen verwijzingen meer naar
personen gemaakt. De zondagsbrief en het kerkblad die op de website worden
geplaatst worden � voorzover het Den Burg betreft � hierop aangepast. De
oorspronkelijke versies kunt u echter digitaal opvragen.
Voor de zondagsbrief kan dat bij Mary Veltkamp,
maryveltkamp@texel.com
Voor het Tessels kerkblad kan dat bij Marjan Nicolay, scriba.pkn.denburg@texel.com
Gegevensbeschermingsbeleid Protestantse Gemeente Den Burg-Texel (06-2018)
Met het Gegevensbeschermingsbeleid wil de Protestantse Gemeente Den Burg Texel voldoen aan de voorwaarden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Landelijke Registratie Protestantse Kerk (LRP)
De basis voor het bewaren en verwerken van persoonsgegevens is het LRP. De ledenadministratie en de bijdrage administratie vinden binnen LRP plaats door de door de kerkenraad aangewezen ledenadministrateur(s) en de bijdrage administrateur(s).
De voorganger, pastoraalwerker en ouderlingen die met pastoraat zijn belast hebben toegang als pastoraal werker. Deze toegang is voor ouderlingen beperkt tot dat deel van de gemeente waarvoor zij bijzondere pastorale verantwoordelijkheid hebben. Pastorale aantekeningen worden alleen in het LRP deel voor pastorale aantekeningen opgeslagen, deze worden uit het systeem verwijderd zodra betrokkene deze taak neerlegt.
De door de kerkenraad aangewezen lokaal beheerder verleend in opdracht van de kerkenraad rechten aan de door de kerkenraad daartoe aangewezen personen.
De Protestantse Gemeente Den Burg heeft als uitgangspunt t.a.v. persoonsgegevens:
Persoonsgegevens worden alleen bewaard en verwerkt voor zover ze voor het functioneren van de gemeente noodzakelijk zijn. Zodra deze noodzaak voorbij is worden de overbodig geworden persoonsgegevens vernietigd. Jaarlijks wordt in ieder geval in januari wordt ieder die reden heeft om (een deel van) de persoonsgegevens te bewaren of te verwerken gevraagd de onder haar/zijn hoede staande persoonsgegevens op te schonen.
Iedereen waarvan persoonsgegevens worden bewaard heeft recht op inzage in deze gegevens en het recht om deze indien nodig te laten corrigeren en van overbodig geworden informatie te ontdoen.
Een permanent register wordt aangehouden met gegevens van personen die binnen de Protestantse gemeente Den Burg of haar rechtsvoorgangers zijn gedoopt. Het doopregister of doopboek bevat naast de datum van de doop, de doopnamen en geboorte datum van de dopeling en de namen van de ouders. Ingeschrevene krijgen desgevraagd een afschrift van de op hen betrekking hebbende informatie uit het doopboek.
Een permanent register wordt aangehouden met gegevens van personen die binnen de Protestantse gemeente Den Burg of haar rechtsvoorgangers zijn getrouwd. Het trouwregister bevat naast de datum van de huwelijksinzegening de namen van het bruidspaar en de predikant. Ingeschrevene krijgen desgevraagd een afschrift van de op hen betrekking hebbende informatie uit het trouwregister.
In het gebedenboek plaatsen gemeenteleden verzoeken tot voorbede, dit verzoek kan persoonsgegevens bevatten. Het gebedenboek wordt na de dienst in een afgesloten kast bewaard tot de volgende dienst.
Pastorale gegevens worden opgeslagen in LRP. Zolang gegevens nog niet in LRP zijn verwerkt worden de aantekeningen opgeborgen op een plek die alleen voor de bewaarder ervan toegankelijk is, ze worden zo spoedig mogelijk vernietigd.
Op de zondagsbrief en in het kerkblad worden jarigen (70+), huwelijks jubilea en lief en leed gegevens met de gemeente gedeeld, deze informatie wordt niet digitaal gedeeld.
Er is een register van hen die op ons kerkhof zijn begraven of in de urnenkelder zijn bijgezet. Daarnaast is er een register van contactpersonen i.v.m. de verzorging van het graf en het voortzetten van de grafrechten.
Tijdens erediensten en andere bijeenkomsten van de gemeente kunnen foto’s van de activiteit en de deelnemers worden gemaakt. Deze kunnen gebruikt worden in het kerkblad, op de website, gemeenteavonden en andere bijeenkomsten van de gemeente.
Er zijn lijsten met namen, telefoonnummers, e-mailadressen en zo nodig huisadressen van mensen die voor onze gemeente een functie als ambtsdrager, medewerker of vrijwilliger vervullen. Deze gegevens worden voor zover dit voor hun functioneren nodig is gedeeld onderling en via website, kerkblad, zondagsbrief en andere relevante media.
De diaconie houdt een lijst bij met kandidaten voor de bloemengroet, deze hang in de consistorie; de lijst met gemeenteleden van 90 en ouder hangt hier ook voor het geval er niemand om andere redenen in aanmerking komt van de bloemengroet. Deze lijst wordt ook bijgehouden de voorzitter van de diaconie.
Voor de kerst wordt een lijst van leden van 75 en ouder voor de bezorging van de kerstattenties opgevraagd.
Sollicitatie brieven worden alleen gelezen door de leden van de beroepings-, sollicitatiecommissie, de namen van de sollicitanten en de inhoud van de brieven wordt niet gedeeld buiten deze commissie. Alleen de gegevens en sollicitant van degene(n) die door de commissie voor een beroep of aanname door de commissie aan de kerkenraad worden voorgedragen worden met de kerkenraad gedeeld en een uittreksel wordt gebruikt om de gemeente te informeren. De secretaris van de commissie zorgt voor het verzamelen en vernietigen van alle overbodig geworden informatie.
Voor bezorgacties worden zoveel mogelijk de adressen op het te bezorgen document, enveloppe of object geplaatst, zodat er geen bezorglijst noodzakelijk is. Voor Kerkbalans wordt wel gewerkt met looplijsten omdat de antwoordenveloppen moeten kunnen worden opgehaald. Deze lijsten worden met opmerkingen ingeleverd en na verwerking van de opmerkingen vernietigd. Voor het bezorgen van het kerkblad zijn er bezorglijsten per wijk omdat dit blad bij herhaling moet kunnen worden bezorgd.
Er worden zo min mogelijk lijsten met persoonsgegevens aangelegd, op een lijst staan alleen de minimaal noodzakelijke persoonsgegevens voor het doel van de lijst. Lijsten worden na gebruik ingeleverd en vervolgens vernietigd.
===========================================
De AVG raakt ook het werken met gastpredikanten.
De gastspreker wordt vooraf geďnformeerd over het feit dat er opnames worden gemaakt en dat deze worden uitgezonden en later terug zijn te beluisteren via de website. De opnames worden na ca. 4 weken door ons verwijderd van de www.kerkdienstgemist.nl website.
De gastsprekers wordt gevraagd om toestemming en leg deze (schriftelijk of per email) vast, zodat later aangetoond kan worden dat de toestemming is verkregen.
Een gastspreker houdt altijd het auteursrecht op de preek en het recht om de opname (eerder) te laten verwijderen.